プロジェクトでは、進捗情報を定期的に共有するための定期的なレポーティングや緊急時等に情報共有するための不定期なレポーティングなどがあります。

 

これらのレポーティングの内容や伝達手法、ルールなどは企業や組織、プロジェクトによってさまざまです。

なぜならば、これらのレポーティングはステークホルダーの要求事項によりその内容や伝達手法、情報の配布頻度などが異なり、また企業や組織、プロジェクトによってステークホルダーは異なるためです。情報伝達先のステークホルダーが望まないレポートは残念ながら誰も読みません。

したがって、レポーティングの基本は「相手が何の情報を、どういった頻度で、どのような情報配布媒体で求めているのか」を定義し、それに準じたレポート内容であることです。

 

では、その定義はどこでするべきなのでしょうか？勘が鋭い方はもうお分かりなのではないでしょうか。

そうです、スコープ記述書のプロジェクトスコープの部分や、コミュニケーションに関する計画書で明確に定義しておくことが大切です。

また、相手に「読まれる」レポーティングをするために、相手の立場になって情報を配布する必要があります。

既述のとおり、コミュニケーションの基本は「情報の発信者は発信した情報の責任者」とお伝えしました。

レポートがしっかりと読まれるかは情報発信者の責任です。

 

例えば長いメールを全て読まなければ状況がわからないレポート、数十ページにもわたる紙資料を全て読まなければ状況がわからないレポートなどは相手が読まない可能性があります。

ステークホルダーが読まなければ、適切な決裁が得られなかったり、「こんなの聞いていないよ！」と手戻りしたりしてしまうなどプロジェクトに影響が出てきてしまいます。

 

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